Mówi się, że czas to pieniądz. Podstawowe znaczenie tego powiedzenia odnosi się oczywiście do tego, że każdy czas, którego nie przeznaczasz na błogie lenistwo możesz wykorzystać do zarobienia pieniędzy. Można je także odnieść do tego, że czas jest bardzo cenny. Dobrze jest więc go właściwie wykorzystywać. Poczucie braku czasu, może być przytłaczające. Jak często masz wrażenie, że czas ucieka ci przez palce?
O zarządzaniu czasem słów kilka
Zarządzanie czasem bywa trudne z wielu powodów. Może przytłaczać cię ilość zadań do zrealizowania, czy ogrom wiedzy do przyswojenia. Jak popatrzysz na rzeczy, które mógłbyś zrobić, gdybyś tylko miał więcej czasu, możesz czuć się przytłoczony. Do tego dochodzi stres, zmęczenie i ciągłe bieganie za czymś. To wszystko sprawia, że możesz czuć się przytłoczony i być mniej efektywny.
Co zatem zrobić, aby lepiej zarządzać czasem?
Zastosuj poniższe 6 wskazówek i odzyskaj swój czas!
- Przeanalizuj wykorzystanie swojego czasu.
- Wyznacz swój cel.
- Określ priorytety.
- Stwórz ogólny plan działań.
- Określ konkretne działania i ich ważność.
- Realizuj działania i kontroluj czas.
Analiza wykorzystania czasu
Przez około tydzień zapisuj skrupulatnie na co przeznaczasz czas. Określ tzw. “Budżet czasu” pokazujący na co faktycznie go wykorzystujesz i gdzie go tracisz. Postaraj się zidentyfikować nieproduktywne nawyki, które pożerają twój czas.
Do analizy wszystkiego, co wpływa na wykorzystanie czasu, możesz wykorzystać metodę SWOT.
W pierwszym kroku zidentyfikuj czynniki zewnętrzne, na które nie masz wpływu. Podziel je na szanse, które możesz wykorzystać do lepszego zarządzania czasem oraz zagrożenia, które mogą ci to skutecznie utrudnić.
Następnie określ swoje silne i słabe strony. Mocne strony to cechy i umiejętności, które ułatwiają ci systematyczne dążenie do celu. Natomiast słabe strony to zachowania i nawyki, które powodują, że trudno ci skupić się na właściwym działaniu, co wydłuża czas pracy nad jakimś zadaniem.
Ustalenie celów
Podstawą właściwego zarządzania czasem jest ustalenie celów krótko i długoterminowych. Należy przy tym pamiętać, że cele powinny być:
- konkretne,
- mierzalne,
- realne,
- osiągalne,
- określone czasowo.
Szansę na osiągnięcie celu zwiększa jego zapisanie i atrakcyjność. Na początek, warto wyznaczyć sobie małe cele, które osiągniesz stosunkowo szybko. Satysfakcja z efektu wprowadzonych zmian zwiększa motywację do działania.
Określenie priorytetów
W określeniu priorytetów pomocna będzie macierz Eisenhowera. Zadania wykonywane w ciągu dnia można podzielić na cztery grupy:
- ważne i pilne, czyli zadania do wykonania na już lub na wczoraj, którymi należy się zająć w pierwszej kolejności, nie odkładać ich na później,
- ważne i niepilne – codzienne zadania, o których wykonanie niekiedy możesz poprosić kogoś innego, np. zakupy lub inne czynności, którymi trzeba się zająć zanim staną się pilne,
- nieważne, ale pilne – plany długoterminowe, które należy nadzorować, ale nie zajmować się nimi codziennie,
- nieważne i niepilne – złodzieje czasu, skłonności do perfekcjonizmu, wszystko czego należy unikać.
Planowanie czasu
Po określeniu celów i ustaleniu priorytetów należy zapisać plan działania. Najlepiej sprawdzi się zasada od ogółu do szczegółu. Dlatego najpierw stwórz ogólny plan, który zaprowadzi cię do celu.
Następnie zanotuj konkretne działania, dzięki którym zrealizujesz kolejne punkty planu. Określ jakie czynności i sprawy musisz zrealizować danego dnia. Najlepiej zrobić to poprzedniego dnia wieczorem. Pogrupuj zadania na podobne i wykonuj je po sobie.
Jeśli musisz przygotować jakieś notatki, zrób to za jednym razem. Wypożycz z biblioteki, wszystkie książki, które będą ci potrzebne do nauki danego przedmiotu. Odpisz na wszystkie wiadomości bez odrywania się od komputera. Możesz też dzielić zadania na statyczne i dynamiczne. Nie wstawaj, co chwilę i nie wędruj w kółko, bo tam ucieka twój czas.
Pamiętaj, że harmonogram dnia powinien być zrównoważony. Pamiętaj, by znalazło się w nim miejsce, nie tylko na pracę i naukę. Równie ważny jest odpoczynek, czas spędzony z rodziną, aktywność fizyczna czy hobby. Uwzględnij to w swoich planach.
Realizacja i kontrolowanie czasu
Realizując działania kontroluj czas, który na nie przeznaczasz. Postaraj się, by był zgodny z pierwotnie założonym planem. Po zakończeniu danego bloku czasowego, rozpocznij kolejne zdanie, Nie przedłużaj, jeśli czegoś nie zrobiłeś w określonym czasie, wrzucisz to do planu kiedy indziej. Nie pozwól, by to posypało cały twój harmonogram.
Pamiętaj też, by zaczynać od zadań najważniejszych. Nawet jeśli trudno ci się za nie zabrać. Odkładanie ich nie sprawi, że będzie ci łatwiej. A co więcej możesz mieć skłonności do ich odwlekania, przez nadmierne przedłużanie innych czynności lub wymyślanie sobie dodatkowych nieistotnych zadań. Tam ucieka twój czas.
Pamiętaj o zasadzie 80/20 mówiącej o tym, że za 80% sukcesu odpowiada 20% twoich działań. Zaplanuj je więc na samym początku. To zwiększy twoje szanse na sukces.